Şirket pikniği bütçesi, kişi sayısını tek bir fiyatla çarpmaktan daha kapsamlı bir plan gerektirir. Aynı katılımcı sayısına sahip iki etkinlik; mekân, süre, ulaşım ve aktivite seçimi nedeniyle farklı bütçelerle hazırlanabilir. Sağlıklı bir karşılaştırma için önce etkinliğin kapsamını yazılı hale getirmek gerekir.
1. Katılımcı profilini ve kapsamı belirleyin
Çalışan sayısı, aile katılımı, çocukların yaş aralıkları ve etkinlikte kalınacak süre ilk girdilerdir. Çocukların bulunduğu bir aile gününde oyun ve atölye ihtiyacı, yalnızca yetişkinlerden oluşan bir ekip buluşmasından farklıdır. Tahmini davetli sayısı ile kesin katılım sayısını ayrı takip edin. Yemek, oturma ve aktivite kapasitesini aynı sayının belirlediğini varsaymayın.
2. Bütçeyi anlaşılır kalemlere ayırın
- Mekân: Kullanım süresi, otopark, temizlik ve mevcut altyapı.
- İkram: Menü, kişi adedi, servis şekli ve servis personeli.
- Aktiviteler: Oyun, atölye, animasyon ve fotoğraf deneyimleri.
- Teknik ihtiyaçlar: Ses, sahne, elektrik dağıtımı ve aydınlatma.
- Lojistik: Nakliye, kurulum, söküm ve ekip ulaşımı.
- Katılımcı konforu: Gölgelik, oturma, yönlendirme ve ulaşım.
Bir kalemin teklif içinde bulunması, aynı kalemin her kapsamının dâhil olduğu anlamına gelmez. Örneğin ses sistemi teklifinde mikrofon sayısı, kullanım süresi ve teknik görevli desteği ayrı açıklanmalıdır.
3. Sabit giderlerle kişi sayısına bağlı giderleri ayırın
Mekân kurulumu ve bazı ekipmanlar sabit bir bedel üzerinden değerlendirilebilir. İkram, sarf malzemesi ve atölye ürünleri ise katılım adedine bağlı değişebilir. Ekip ve istasyon sayısı da yoğunluk belirli bir düzeyi aştığında artabilir. Bu nedenle kişi başı toplam maliyet, farklı katılımcı senaryolarında aynı kalmayabilir.
4. Teklifleri aynı kapsam üzerinden karşılaştırın
İki teklifin tarih, çalışma süresi, malzeme miktarı ve ekip sayısını aynı tabloda görün. Nakliye, kurulum, söküm ve vergilerin nasıl gösterildiğini kontrol edin. Fazla çalışma, şehir dışı uygulama ve sonradan eklenen katılımcıların hangi koşullarda fiyatlandırılacağını başlangıçta sorun. Menü veya aktivite adı aynı olsa da içerik ve operasyon kapsamı farklı olabilir.
5. Öncelik ve alternatif plan oluşturun
Önce etkinliğin amacına doğrudan katkı sağlayan ihtiyaçları seçin. Katılımcı profiline uygun birkaç iyi planlanmış aktivite, alana sığmayan çok sayıda ekipmandan daha kullanışlı olabilir. Yağmur durumunda kullanılabilecek mekân ve program alternatiflerini de bütçe görüşmesine katın. Beklenmeyen değişiklikler için ayrılacak payı projenin belirsizliklerine göre belirleyin.
Teklif istemeden önce hazırlayacağınız bilgiler
Tarih, şehir, mekân, yetişkin ve çocuk sayısı, süre, ikram tercihi ve öncelikli aktiviteleri tek bir brief içinde toplayın. Aile katılımlı bir program düşünüyorsanız Fabrika Aile Günü Organizasyonu sayfamızdaki kapsamı inceleyebilirsiniz. Kendi etkinliğinize uygun seçenekleri karşılaştırmak için organizasyon teklifi talep edin.
Kapak görseli temsili uygulama örneğidir.